Datenschutzerklärung

[Name / Firma], [Anschrift], [E-Mail für Datenschutzanfragen] (siehe auch Impressum).

Als Nutzer:in (Vermieter:in) unseres Cockpits geben Sie folgende Daten ein:

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gehasht gespeichert, nie im Klartext)
• Objekt-/Einheiten-/Mietvertragsdaten: Adressen, Flächen, Namen und Personenzahl Ihrer Mieter:innen, Vorauszahlungen
• Belege: hochgeladene Rechnungsfotos/-PDFs, ggf. mit Namen/Adressen von Dienstleistern
• Zahlungsdaten für ein kostenpflichtiges Abo: werden ausschließlich von Stripe verarbeitet, wir selbst speichern keine Kartendaten
• Technische Daten: Server-Logs (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL) zur Fehlerbehebung und Missbrauchsprävention

Für Ihre Mieter:innen erzeugen Sie optional einen Zugriffslink zur eigenen Nebenkostenabrechnung - dafür wird kein Konto angelegt, nur ein zufälliger, gehashter Zugriffstoken gespeichert (siehe Abschnitt 5).

• Bereitstellung des Cockpits und Erstellung der Nebenkostenabrechnung - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Automatisierte Beleg-Datenextraktion per KI (Anthropic Claude, Abschnitt 4) - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, das Ergebnis ist stets nur ein von Ihnen zu bestätigender Vorschlag
• Zahlungsabwicklung eines Pro-Abos - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Fehlerbehebung, IT-Sicherheit, Fristen-Erinnerungsmails - Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO, jeweils mit Auftragsverarbeitungsvertrag):

• Anthropic PBC (USA) - verarbeitet hochgeladene Belegfotos/-PDFs zur automatisierten Datenextraktion. Drittlandtransfer in die USA, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).
• Stripe - Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Abos.
• Resend - E-Mail-Versand für Anmelde-Links (Magic Link) und Fristen-Erinnerungen.
• Vercel - Hosting der Anwendung, Region Frankfurt (EU).
• Hetzner Online GmbH (EU) - Objektspeicher für Belege und PDF-Abrechnungen.

[Diese Liste vor Veröffentlichung gegen die tatsächlich genutzten Anbieter prüfen - z. B. falls kein Hetzner-Speicher konfiguriert ist, entfällt dieser Punkt.]

Der Zugriffslink für Ihre Mieter:innen enthält einen zufälligen, mindestens 256 Bit langen Token. Gespeichert wird ausschließlich dessen kryptografischer Hash (SHA-256), nie der Token selbst - der Link zeigt ausschließlich die Abrechnungsdaten des jeweiligen Mietverhältnisses, nie die anderer Mieter:innen oder Einheiten. Pro Mietverhältnis ist immer nur ein Link gültig; ein neu erzeugter Link macht den alten sofort ungültig.

Konto- und Objektdaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Nach Löschung Ihres Kontos werden die zugehörigen Daten entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Nebenkostenabrechnungen und Belege (z. B. steuerlich) treffen Sie als Vermieter:in selbst und sind unabhängig von der Speicherdauer in unserem System.

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie zur Anmeldung ein (kein Tracking, kein Marketing, daher kein Cookie-Consent-Banner erforderlich). Ihre Hell-/Dunkelmodus-Einstellung wird im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers abgelegt, nicht als Cookie und nicht auf unseren Servern.

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Übertragung ausschließlich verschlüsselt (TLS). Passwörter werden gehasht (bcrypt) gespeichert, Mieter-Zugriffstoken als SHA-256-Hash. Jede Organisation sieht ausschließlich ihre eigenen Daten (Mandantentrennung).

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert (z. B. neue Dienstleister). Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie immer unter dieser Adresse.